1. Generalidades

Distribuidora El Faro Ltda, está comprometida con el tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores o cualquier tipo de persona que se vea comprometida con la organización; teniendo como pilar fundamental los principios del Tratamiento de Datos y el marco legal establecido en Colombia de acuerdo con la Constitución Política Art 15, la Ley 1266 del 2008 y la Ley 1581 del 2012 dando cumplimiento al derecho habeas data del titular.

2. Responsable

Asistente Administrativo Lizeth Carolina Gonzalez Campos creacion.clientes@distribuidoraelfaro.co Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao. Teléfono. 3759300 Ext 213

3. Recolección de datos y autorización del titular

La organización dispone un formato de autorización de Tratamiento de Datos, el cual se firma en el momento de brindar y actualizar información personal, autorizando el uso de ésta de acuerdo con la política.

Distribuidora El Faro Ltda, hace uso de información personal de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años como su nombre completo, edad y género; la organización se compromete a velar por el correcto uso de sus datos asegurando el cumplimiento de sus derechos, sin embargo el titular de sus datos personales tiene carácter facultativo (voluntario) de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

2. Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y su finalidad

Distribuidora el Faro Ltda, para cumplir su misión y crear un vínculo comercial con sus clientes ve la necesidad de captar información precisa como la identificación del titular, socios o persona a cargo, contactos comerciales, información contable, Rut actualizado, Cámara de comercio, certificaciones comerciales o bancarias, estados financieros y declaración de renta.

Esta información llega directamente al responsable del tratamiento de datos “Asistente Administrativo”, en cual ingresa los datos a un Software, este goza de la seguridad informática establecida en el numeral 5 del presente documento, luego de ello los documentos son resguardados de forma digital en una carpeta segura por la persona responsable. El uso de los datos personales brindados por nuestros clientes tiene la finalidad de generar un vínculo comercial con nuestros clientes, por otra parte, cuando el cliente desea hacerse acreedor de un de servicio financiero “Crédito” se realiza un consulta y reporte en las centrales de riesgo, pero solo se realiza cuando el cliente desee realizar el pago por este medio y por último establecer un compromiso que tiene la organización con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero – Ley 1474 de 2011 “estatuto anticorrupción” frente a la nación y sus partes interesadas.

3. Derechos de los titulares.

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

4. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y/o revocar información

Distribuidora El Faro LTDA se hace responsable conforme a la ley de los datos personales suministrados, así como en las diferentes áreas de la organización como lo son, Gerencia, Gestión Comercial, Compras, Logística, Gestión Financiera, Sistemas, HSEQ y Recursos Humanos que actuarán como encargados del Tratamiento de Datos.
La organización establece a la Asistente Administrativa como la responsable de garantizar, conservar e informar al titular cuando se presenten consultas y reclamos por parte del mismo en los tiempos y horarios establecidos conforme a la presente política, promoverá la información por las áreas de la organización que requieran de la misma, en el momento en el que se realice la entrega a la dependencia se dará inicio a su función como encargado del Tratamiento de Datos personales cumpliendo con uso adecuado de su información.

a. Consultas

Los titulares pueden acceder a su información personal haciendo uso de una carta o correo electrónico dirigida al responsable del tratamiento de datos dispuestos en la parte superior de la política la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Reclamos

Lo reclamos pueden ser interpuestos por medio de correo electrónico o por medio de una carta enviada a la persona responsable de Tratamiento de Datos; la carta debe contener los siguientes datos.

• Identificación del titular.

• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Dirección o correo electrónico de acuerdo a como desee ser notificado.

• Documentación o anexos que la persona desea adjuntar como prueba del reclamo.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Seguridad y Confidencialidad

Distribuidora El Faro Ltda, se compromete a garantizar la protección de la privacidad y confidencialidad de la información, para ello dispone de profesionales altamente competentes para su uso; contamos con una plataforma llamada Libra la cual está respaldada por Amazon web Services y correo electrónico con servidor Microsoft con 8 capas de seguridad adicional.

En la organización no están disponibles los medios extraíbles y está prohibido el envió de información, contamos con certificados SSL en cada uno de los navegadores, existen permisos asignados especiales sobre las unidades de red, configuración especial para el antivirus, agentes de antivirus en cada uno de los equipos de la distribuidora, contamos con la política contra código malicioso, firewall anti-ransomware e HIPS anti-ransomware, manejamos la última versión de ESET Endpoint Security la cual se actualiza constantemente y bases de datos de firmas virus actualizadas en tiempo real.

Cualquier violación que la organización detecte será reportada de manera inmediata a las autoridades competentes.

6. Entrada en vigencia y plazo

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a la Ley 1581 del 2012 y la Ley 1266 del 2008 entra en vigencia el día 30 de octubre de 2019, la organización se reserva el derecho de modificarlas dispuesto a la ley.