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Política de tratamiento de datos personales

 

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA


1)ANTECEDENTES Y OBJETO

DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, adoptó y publicó su Política de Protección de Datos Personales, definiendo los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales de los trabajadores, Clientes, Proveedores, Contratistas y terceros, en virtud del desarrollo de las actividades de la empresa.
DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA ha decidido actualizar su Política de Protección de Datos Personales y adoptar de forma voluntaria la presente Política de Protección Datos Personales, en la cual se establecen las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como empresa de servicios de colaboración temporal, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA. es la entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente documento que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento de la legislación colombiana correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, el presente documento servirá como referencia para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, contribuyendo al correcto conocimiento y garantía del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y para que esta Política pueda ser utilizada en diferentes ámbitos de aplicación.
En esta política de protección de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.


2)ALCANCE.

Dirigida a Trabajadores, Proveedores, Clientes y otros titulares de Datos Personales de los cuales DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA sea Responsable o llegue a ser encargado.

3)DATOS DE IDENTIFICACIÓN.

DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA. es una empresa dedicada al suministro de productos de papelería, pañalera, juguetería y se identifica con NIT No. 830.111.876-2.

Datos de contacto: Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao, Teléfonos de servicio al cliente Bogotá (1) 3759300 ext. 227, página web: https: distribuidoraelfaro.com correo electrónico:
1. Clientes.
Responsable: Auxiliar administrativa. creacion.clientes@distribuidoraelfaro.co
2. Proveedores.
Responsable: Analista de compras. juan.sandoval@distribuidoraelfaro.co
3. Trabajadores:
Responsable: Coordinador recursos humanos. yolanda.molina@distribuidoraelfaro.co
4. Contratistas y terceros: Director de calidad y SST. zamir.galindo@distribuidoraelfaro.co

4)DEFINICIONES.

4.1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4.2. Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
4.3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos.
4.4. Política de Tratamiento o Política: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
4.5. Proveedor: Toda persona natural o jurídica que provee algún bien o servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;

4.6. Cliente: Toda persona natural o jurídica, tercero beneficiario que adquiera servicio de la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;
4.7. Trabajador: Toda persona natural que suscribe contrato individual de trabajo con el empleador.
4.8. Trabajador en misión: toda persona natural que suscribe un contrato de trabajo con la
E.S.T y es enviado a una empresa usuaria a prestar sus servicios.
4.9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, las Compañía;
4.10. Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;
4.11. Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
4.12. Autorización: Se refiere al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA., o sus Encargados lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del Titular.
4.13. Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
4.14. Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
4.15. Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
4.16. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

5)RESPONSABILIDADES GENERALES AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN.


DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA. cuenta con una estructura administrativa y operativa al interior de la Organización, encargada de la gestión y protección de datos personales. La auditoría que conlleva el control y seguimiento del proceso se encuentran a cargo del área de Calidad.

Clientes.
Responsable: Auxiliar administrativa. creacion.clientes@distribuidoraelfaro.co Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 213.
Proveedores.
Responsable: Analista de compras. juan.sandoval@distribuidoraelfaro.co Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 130.
Trabajadores:
Responsable: Coordinador recursos humanos. yolanda.molina@distribuidoraelfaro.co Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 125.
Contratistas y terceros: Director de calidad y SST.
zamir.galindo@distribuidoraelfaro.co Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 150.


6)USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO.

La Compañía reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, éstas recolectan, almacenan, usan y transmiten o transfieren datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia.
Los datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores y terceros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y serán aplicables

de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas a DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA., por terceros.
La organización dispone un formato de FO-GC-002 Cliente nuevo o actualización, el cual se firma en el momento de brindar y actualizar información personal del cliente, formato de FO-GF-RH-019 Tratamiento de datos personales Contratista-Trabajador, el cual se firma en el momento de brindar y actualizar información personal del Contratista/trabajador, formato de FO-AB-CM-006 Creación o actualización de proveedores nacionales, el cual se firma en el momento de brindar y actualizar información personal del proveedor, autorizando el uso de ésta de acuerdo con la política.
Distribuidora El Faro Ltda., hace uso de información personal de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años cuando se realice una negociación por el área institucional; la información que será solicitada corresponde a, nombre completo, edad y género; información que recibe por parte de la organización o persona autorizada, dicha información será manejada por el tiempo establecido para la negociación del año en curso que finaliza cuando se realiza la entrega de pedido; posterior a esto, la información será eliminada de las bases de datos de Distribuidora El Faro Ltda a través de la aplicación de un procedimiento establecido para dicho fin, el cuál deja un registro para seguridad del titular de la información.
La organización que hace entrega de la información a distribuidora El Faro Ltda. debe contar con los soportes que certifiquen la autorización de las personas dueñas de la información para realizar su entrega a Distribuidora El Faro Ltda.
La organización se compromete a velar por el correcto uso de sus datos asegurando el cumplimiento de sus derechos, sin embargo, el titular de sus datos personales tiene carácter facultativo (voluntario) de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.


7)FINALIDADES

DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, hará uso de los datos personales de los trabajadores para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a:
A) El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA con terceros.
B) La debida ejecución del contrato de trabajo.
C) La participación en procesos de promoción, desarrollo y crecimiento del colaborador.
D) Trámites o seguimientos médicos.
E) Uso de desarrollos tecnológicos
F) El cumplimiento de las políticas internas del colaborador y el Reglamento de Trabajo.
G) El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias del colaborador.
H) La administración de sistemas de información y comunicaciones.

I) La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA.
J) Calculo y pago de horas laboradas
K) El ofrecimiento de beneficios extralegales al colaborador.
L) El control y prevención de fraudes y lavado de activos.
M) Inclusiones de beneficiarios a la Caja de compensación familiar.
N) Inclusiones de beneficiarios a la EPS.
O) Los mecanismos y protocolos de seguridad de las instalaciones de las empresas usuarias y la temporal La elaboración de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase)
P) Transmisión de datos a los contratantes.
Q) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
R) Registro de información en los aplicativos documentales cuyo fin es la conversación del documento por los términos legales establecidos.
S) Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
T) Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
U) Registro de la información de los Empleados en la base de datos de la Compañía, en lo que corresponda.
V) Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
W) Diligenciar formularios de afiliación o corrección con destino al sistema general de seguridad social.
X) Ejecución de procesos disciplinarios
Y) Valoración y evaluación de pruebas psicotécnicas dentro del proceso de selección o en cualquier tiempo.
Z) Levantamiento y aplicación de planes de trabajo en material del SG-SST. AA) Seguimiento a los casos sospechoso o positivos para covid-19. BB) Realizar visitas domiciliarias
CC) Validación de referencias laborales. DD) Realizar pruebas de poligrafía u otras.
EE) Reporte e investigaciones de accidentes de trabajo, incidentes y enfermedades laborales.
FF)Reporte de ingreso y salida de las instalaciones de la empresa.
GG) Cualquier otra finalidad de conformidad con el objeto social de la empresa.

8)FINALIDADES PATA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de (Proveedor, Contratista y terceros):

a) Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación.
b) Envío de nuevos productos y servicios.

c) Envío de ofertas comerciales
d) Envío de cotizaciones
e) publicidad
f) Desarrollo de estudios de seguridad y financieros.
g) Desarrollo de servicios de seguridad electrónica, seguridad física, seguridad industrial. Procesos contables, Tributarios, pago de facturas y demás.
h) Desarrollo de servicios de mantenimiento y soporte.
i) Desarrollo de servicios de comunicaciones corporativas.
j) La representación judicial de la compañía.
k) Lo relacionado con la prestación de servicios tecnológicos y venta de equipos de cómputo.
l) Desarrollo de estudios de seguridad, visita domiciliaria.
m) Elaboración de procesos de selección mediante Plataforma Web.
n) Desarrollo aplicativo contratación electrónica
o) Desarrollo de Exámenes médicos ocupacionales y de laboratorio
p) Alquiler y mantenimiento impresoras
q) Venta de seguros exequiales
r) Adquirir seguros de vida
s) Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Proveedor, Contratista y terceros.
t) Registro de la información de los Proveedores en la base de datos de la Compañía, en lo que corresponda.
u) Registro para el ingreso a instalaciones de la Empresa.
v) Cualquier otra finalidad de conformidad con el objeto social de la empresa.

9)TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS

De acuerdo al objeto único de DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, podrá entregar información que contiene datos personales, a las compañías con las que suscriben relaciones comerciales y de acuerdo al objeto se hace necesaria dicha transmisión, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación de datos.


10)MANEJO DE DATOS SENSIBLES

DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, recolectará, y tratará datos sensibles, para Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización. Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que sean a las empresas usuarias a las cuales fueran enviados los trabajadores en misión o: (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con

el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma la Compañía podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Compañía sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.


Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.


11)DERECHOS AL TITULAR

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

-Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, como los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,

fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

-Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

-Ser informado por la Compañía, como responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

-Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

-Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

-Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

12)ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Distribuidora El Faro LTDA se hace responsable conforme a la ley de los datos personales suministrados, así como los responsables establecidos de la siguiente manera, clientes Auxiliar administrativa, proveedores, analista de compras, trabajadores, Coordinador recursos humanos y por último los contratistas y terceros estarán a cargo del director de calidad y SST.
Dichos actores actuarán como responsables de garantizar, conservar e informar al titular cuando se presenten consultas y reclamos por parte de este en los tiempos y horarios establecidos conforme a la presente política, promoverá la información por las áreas de la organización que requieran de la misma, en el momento en el que se realice la entrega a la dependencia se dará inicio a su función como encargado del Tratamiento de Datos personales cumpliendo con uso adecuado de su información;


a.Consultas
Los titulares pueden acceder a su información personal haciendo uso de una carta o correo electrónico dirigida al responsable del tratamiento de datos dispuestos en la parte superior de la política; la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, expresando los motivos de

la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta; la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b.Reclamos
Lo reclamos pueden ser interpuestos por medio de correo electrónico o por medio de una carta enviada a la dirección financiera responsable del tratamiento de Datos, la dirección de envío reposa en la parte superior del presente documento; la carta debe contener los siguientes datos:
• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección o correo electrónico de acuerdo como desee ser notificado.
• Documentación o anexos que la persona desea adjuntar como prueba del reclamo.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

13)REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA, procederá a registrar oportunamente en el Registro Nacional de Bases de Datos a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente. para este fin, la información requerida sobre de las Bases de Datos de que sea Responsable en caso de verificar el lleno de los requisitos.


14)MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente mediante los datos de contacto de DISTRIBUIDORA EL FARO LTDA.


15)SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Distribuidora El Faro Ltda., se compromete a garantizar la protección de la privacidad y confidencialidad de la información, para ello dispone de profesionales altamente competentes para su uso; contamos con una plataforma llamada Libra la cual está respaldada por Amazon web Services y correo electrónico con servidor Microsoft con 8 capas de seguridad adicional.

En la organización no están disponibles los medios extraíbles y está prohibido él envió de información, contamos con certificados SSL en cada uno de los navegadores, existen permisos asignados especiales sobre las unidades de red, configuración especial para el antivirus, agentes de antivirus en cada uno de los equipos de la distribuidora, contamos con la política contra código malicioso, firewall anti-ransomware e HIPS anti- ransomware, manejamos la última versión de ESET Endpoint Security la cual se actualiza constantemente y bases de datos de firmas virus actualizadas en tiempo real.

Cualquier violación que la organización detecte será reportada de manera inmediata a las autoridades competentes.

16)ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a la Ley 1581 del 2012 y la Ley 1266 del 2008 entra en vigor el día 30 de octubre de 2019, la organización se reserva el derecho de modificarlas dispuesto a la ley.

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