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Política de tratamiento de datos personales

1. Generalidades

Distribuidora El Faro Ltda., está comprometida con el tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores o cualquier tipo de persona que se vea comprometida con la organización; teniendo como pilar fundamental los principios del Tratamiento de Datos y el marco legal establecido en Colombia de acuerdo con la Constitución Política Art 15, la Ley 1266 del 2008 y la Ley 1581 del 2012 dando cumplimiento al derecho habeas data del titular.

2. Autoridad y responsable:

Dirección financiera
Director financiero
luzdary.becerra@distribuidoraelfaro.co,
creacion.clientes@distribuidoraelfaro.co,
servicioalcliente@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 227. niñas, niños y adolescentes.

3. Encargados por área para velar por su cumplimiento:

Canal Juguetería
Gerente canal Juguetería
adriana.duque@distribuidoraelfaro.co
Calle 10 N 28 – 84 Ricaurte.
Teléfono. 3759300 ext. 186

Puntos de venta/ Canal PPM
Asistente Administrativo
creacion.clientes@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 213

Canal Licitaciones
Ejecutiva de cuenta licitaciones I
angie.crispin@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 262.

Mercadeo y publicidad
Director Mercadeo y publicidad.
dir.mercadeo@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 260.

Canal PPM (Papelería, pañalera y misceláneos)
Facilitador de negocios
zulma.becerra@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 134

Abastecimiento compras
Comprador senior
juan.sandoval@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 130

Abastecimiento Logística
Coordinador de bodega
jorge.sterling@distribuidoraelfaro.co
Calle 20 # 68C-65.
Teléfono. 3759300 ext. 141

Servicio al cliente
Analista de servicio al cliente
servicioalcliente@distribuidoraelfaro.co
Calle 20 # 68C-65.
Teléfono. 3759300. Ext. 149.

HSEQ
Director de Calidad y SST.
zamir.galindo@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 150.

Asistente de Cartera
Cartera y tesorería
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 243.
asistente.cartera@distribuidoraelfaro.co

Sistemas
Jefe de sistemas
julian.suarez@distribuidoraelfaro.co
Carrera 28ª- #15-60 Paloquemao.
Teléfono. 3759300 ext. 241

4. Recolección de datos y autorización del titular

La organización dispone un formato de FO-GC-002 Cliente nuevo o actualización, FO-GC-003 Cliente nuevo o actualización Institucional, FO-GC-PV-009 Creación cliente o actualización Punto de venta, FO-AB-006 Creación o actualización de proveedores nacionales y FO-AB-011 Creación o actualización de proveedores internacionales, el cual se firma en el momento de brindar y actualizar información personal, autorizando el uso de ésta de acuerdo con la política.

Distribuidora El Faro Ltda., hace uso de información personal de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años cuando se realice una negociación por el área institucional; la información que será solicitada corresponde a, nombre completo, edad y género; información que recibe por parte de la organización o persona autorizada, dicha información será manejada por el tiempo establecido para la negociación del año en curso que finaliza cuando se realiza la entrega de pedido; posterior a esto, la información será eliminada de las bases de datos de Distribuidora El Faro Ltda.

La organización que hace entrega de la información a distribuidora El Faro Ltda. debe contar con los soportes que certifiquen la autorización de las personas dueñas de la información para realizar su entrega a Distribuidora El Faro Ltda.

La organización se compromete a velar por el correcto uso de sus datos asegurando el cumplimiento de sus derechos, sin embargo, el titular de sus datos personales tiene carácter facultativo (voluntario) de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

5. Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y su finalidad

Distribuidora el Faro Ltda., para cumplir su misión y crear un vínculo comercial con sus clientes ve la necesidad de captar información precisa como la identificación del titular, socios o persona a cargo a través del documento, FO-GC-002 Cliente nuevo o actualización, FO-GC-003 Cliente nuevo o actualización Institucional, FO-GC-PV-009 Creación cliente o actualización Punto de venta, FO-AB-006 Creación o actualización de proveedores nacionales y FO-AB-011 Creación o actualización de proveedores internacionales, contactos comerciales, información contable, Rut actualizado, Cámara de comercio, certificaciones comerciales o bancarias, estados financieros y declaración de renta.

Esta información llega directamente a la dirección responsable (Dirección financiera) del tratamiento de datos, la información ingresada consta de (Nombre y/o razón social, teléfonos, cedula, NIT, correo electrónico, dirección principal, direcciones de entrega, tipo de impuesto aplicable y ciudad) información ingresada a un Software ERP, los documentos entregados no son descargados del correo electrónico; el software ERP y el correo electrónico gozan de la seguridad informática establecida en el numeral 8 y 9 del presente documento.

6. Derechos de los titulares.

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la dirección responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la 1581 del 2012.

c) Ser informado por la dirección responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la dirección responsable ha incurrido en conductas contrarias a esta ley (1581 de 2012) y a la Constitución;

7. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y/o revocar información

Distribuidora El Faro LTDA se hace responsable conforme a la ley de los datos personales suministrados, así como en las diferentes áreas de la organización como lo son, Gerencia, Gestión Comercial (Canal Juguetería, Canal Licitaciones, Puntos de venta, Mercadeo y publicidad y servicio al cliente), Abastecimiento (Compras y Logística), Gestión Administrativa y Financiera (Contabilidad, cartera y tesorería, Sistemas, HSEQ y Recursos Humanos) donde cada líder de área actuará como encargado de cumplir el Tratamiento de Datos.

La organización establece a la dirección financiera como el responsable de garantizar, conservar e informar al titular cuando se presenten consultas y reclamos por parte del mismo en los tiempos y horarios establecidos conforme a la presente política, promoverá la información por las áreas de la organización que requieran de la misma, en el momento en el que se realice la entrega a la dependencia se dará inicio a su función como encargado del Tratamiento de Datos personales cumpliendo con uso adecuado de su información;

a. Consultas

Los titulares pueden acceder a su información personal haciendo uso de una carta o correo electrónico dirigida a la autoridad y responsable del tratamiento de datos dispuestos en la parte superior de la política; la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta; la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Reclamos

Lo reclamos pueden ser interpuestos por medio de correo electrónico o por medio de una carta enviada a la dirección financiera responsable del tratamiento de Datos, la dirección de envío reposa en la parte superior del presente documento; la carta debe contener los siguientes datos:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección o correo electrónico de acuerdo como desee ser notificado.
• Documentación o anexos que la persona desea adjuntar como prueba del reclamo.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Seguridad, integridad y confidencialidad

Toda la información transmitida hacia www.distribuidoraelfaro.co es cifrada a través del sistema SSL (Secure Socket Layer), que actualmente es el estándar usado por las compañías más importantes del mundo para realizar transacciones electrónicas seguras, lo que significa que toda tu información personal, como nombre, e-mail, dirección, no podrá ser leída ni capturada por terceros mientras viajas por la red.

9. Compromiso con la Seguridad

En relación con nuestro sitio web Distribuidora el Faro Ltda hace esta declaración de seguridad y privacidad en orden a demostrar y comunicar su compromiso con una práctica de negocios de alto nivel ético y dotado de los controles internos apropiados.

Distribuidora el Faro Ltda, se compromete a garantizar la protección de la información basados en los pilares de la seguridad de la información, en los cuales establece mecanismos de privacidad, confidencialidad, disponibilidad, integridad y autenticación de la información, para ellos dispone de profesionales altamente competentes para control y uso, contamos con una plataforma llamada libra la cual está respaldada por Ifx Networks y correo electrónico con servidor Microsoft office 365, adicional manejamos seguridad informática en todo el modelo de capa y segmentación OSI a nivel de las 8 capas.

10. Entrada en vigencia y plazo

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a la Ley 1581 del 2012 y la Ley 1266 del 2008 entra en vigor el día 30 de octubre de 2020, la organización se reserva el derecho de modificarlas dispuesto a la ley.

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